در مواقعی که ضمن نگارش دفاتر اشتباه صورت می پذیرد چه باید کرد؟ – شرکت خدمات مالی و مالیاتی ، حقوقی و انفورماتیک آرمیتا
در مواقعی که ضمن نگارش دفاتر اشتباه صورت می پذیرد چه باید کرد؟

همانطور که می دانید یکی دیگر از وظایف حسابداران و از همه مهمتر خدمات حسابداری ثبت دفاتر و آگاهی داشتن از اصول دفتر نویسی است. اما ثبت اشتباه در دفاتر روزنامه اجتناب ناپذیر است و ممکن است حسابداران به هنگام وارد نمودن اطلاعات در دفاتر دچار اشتباهاتی گردند. خبر خوب اینجا است که امکان تصحیح نمودن اشتباه در دفاتر مالی برای حسابداران وجود دارد. اما لازم است تا در ابتدا اشتباهات بوجود آمده کشف گردند. اما باید بدانید اصلاح اشتباه در هر یک از مراحل با یکدیگر متفاوت است. بطور مثال در برخی موارد می توان به راحتی اشتباه انجام شده را خط زده و رقم صحیح را وارد نمود و در برخی موارد امکان انجام چنین کاری وجود ندارد و می بایست از روش دیگری استفاده نمود.

در مواقعی که ضمن نگارش دفاتر اشتباه صورت می پذیرد چه باید کرد؟

بررسی چگونگی اصلاح اشتباهات در دفاتر

حسابداران اطلاعات مالی واحدها و نهادها را در دفاتری موسوم به دفتر روزنامه و دفتر کل ثبت می نمایند و از آنجائیکه تطبیق هزینه ها و درآمدها یکی از مهمترین وظایف حسابداران بحساب می آید، ممکن است در برخی موارد عکس این موضوع پیش آید. بدین ترتیب حسابداران ملزم به اصلاح حساب هستند که ممکن است در هنگام ثبت اشتباهاتی را مرتکب شده باشند. مواردی که حسابدار امکان تصحیح نمودن اشتباه در دفاتر را دارد به شرح زیر است

  • در صورتیکه مبلغی قبل از انتقال به دفتر کل به اشتباه در دفتر روزنامه وارد شده باشد، می توان براحتی و با خط زدن آن و وارد کردن رقم صحیح آن را برطرف نمود
  • در صورتیکه ثبت اطلاعات در دفتر روزنامه بدرستی صورت گرفته باشد، اما در دفتر کل رقم برعکس ثبت گردیده باشد، امکان خط زدن رقم اشتباه و وارد کردن رقم جدید وجود دارد
  • اگر ثبت در دفتر روزنامه بدرستی انجام گرفته باشد، اما در دفتر کل ثبت بستانکار و یا بدهکار اشتباه وارد شده باشد، اصلاح با پاراف شخص اصلاح کننده امکان پذیر است
  • در صورتیکه عنوان حساب ها در دفاتر روزنامه و کل به اشتباه وارد شده باشد، پس از کشف اشتباه بهتر است، مراتب در هر دو دفتر اصلاح گردد

توجه داشته باشید قبل از اصلاح اشتباه توجه نمائید که اشتباه در کدام دفاتر رخ داده است و سپس نسبت به تصحیح آن اقدام نمائید.

انواع دفاتر قانونی کدام هستند؟

در قانون تجارت دفاتر مخصوصی برای ثبت اطلاعات مورد استفاده قرار می گیرد. دفاتر روزنامه برای ثبت کلیه وقایع شرکت و یا واحد های اقتصادی مورد استفاده قرار می گیرد. پس از آنکه حساب ها بصورت جداگانه طبقه بندی شدند، در دفتری موسوم به دفتر کل انتقال داده و نگهداری می شوند.نوشتن در دفاتر قانونی از اهمیت بالایی برخوردار است و طبق ماده 34 قانون مالیات می توان دفاتر قانونی را تا 10 سال نگهداری نمود که یکی از بهترین روش های نگهداری اطلاعات است که نه اطلاعات را می توان تغییر داد و نه آنها را از بین برد. از همین رو طبق قانون تجارت می بایست تمامی گردش های مالی مجموعه ها در این دفاتر ثبت گردند و پس پرداخت مالیات به حوزه های مالیاتی این دفاتر تا 10 سال نگهداری خواهند شد. دفتر دارایی یکی دیگر از دفاتری است که در شرکت های تجاری مورد استفاده قرار می گیرد. این دفتر شامل تمامی دارایی های منقول و غیر منقول، بدهکاری ها و مطالبات تاجر می باشد. ناگفته نماند این دفتر در سال های اخیر اهمیت خود را از دست داده است. دفتر کپیه نیز از دیگر دفاتر قانونی است که تمامی اطلاعات شامل مراسلات، مخابرات و صورت حساب های صادره شرکت و یا تاجر در آن ثبت می گردد. لازم بذکر است تاریخ ورود تمامی اطلاعات می باید در دفتر مذکور ثبت گردد.

چگونگی تحریر در دفاتر قانونی

چگونگی تحریر در دفاتر قانونی

طبق ماده 95 قانون مالیات تمامی مشاغل گروه الف و ب ملزم به ثبت اطلاعات مالی خود در دفاتر قانونی هستند. معمولاً حسابدارن وظیفه تحریر در این دفاتر را دارند. اگرچه ممکن است در ابتدا تحریر در دفاتر قانونی کاری دشوار بنظر برسد، اما برخلاف آنچه بنظر می رسد تحریر در این دفاتر کاری آسان و جذاب است. افرادی که مسئول نگهداری دفاتر قانونی هستند، موظفند تا تمامی معاملات، رویدادهای مالی و محاسباتی، هزینه ها و درآمدهای شرکت تجاری را در دفاتر قانونی ثبت و نگهداری نمایند. توجه داشته باشید، در صورتیکه حسابدار مرتکب اشتباهاتی در ثبت اطلاعات شود، می بایست تا پایان سال جاری اقدام به اصلاح اشتباه مورد نظر نماید و این تصحیح اشتباه خللی در اعتبار در دفاتر وارد نمی کند. توجه داشته باشید تمامی اطلاعات موجود در دفتر روزنامه نهایتاً می بایست تا پانزدهم ماه آینده در دفتر کل انتقال داده شود. همچنین تراشیدن و پاک کردن اطلاعات در دفتر روزنامه سو استفاده محسوب می شود. اما سفید ماندن تمام صفحه به منظور ثبت تراز افتتاحی نیز خللی بر اعتبار دفاتر قانونی وارد نمی نماید. بهتر است در هنگام تحریر در دفاتر قانونی ابتدا از مداد مشکی استفاده نموده و پس از اطمینان از درستی اطلاعات با خودکار آن ها را ثبت نمود.